Инсайты и цифры: как чат-боты и интеграции помогают получать и обрабатывать больше кандидатов

Будни многих рекрутеров проходят в бесконечных письмах, рассылках и звонках. Итог: времени на качественную обработку откликов не хватает, кандидаты теряются в различных потоках коммуникации, нет возможности основательно подготовиться к интервью. Все эти проблемы можно решить с помощью грамотной настройки процессов.

Общаясь с рекрутерами, среди самых частых проблем мы слышим:

• «не знаю, звонить или не звонить кандидатам, а если не звонить — то как лучше связаться»,
  
  
• «всегда кто-то да теряется, как ни старайся»,
  
  
• «очень сложно выловить нужного кандидата из огромного потока откликов и удержать его внимание».

Чем же тут могут помочь чат-боты?

1. Выявить интерес кандидатов через Whatsapp/SMS.

Вы можете запустить рассылки с приглашением на вакансию и заменить тем самым телефонные звонки рекрутеров.

Почему звонить не проще?

• До 40 дней человек проводит за чтением соцсетей и мессенджеров.
  
  
• Более 80% людей в России используют Whatsapp.
  
  
• 52% пользователей в России имеют Telegram.
  
  

И стали бы вы сами брать трубки с незнакомых номеров? Если рекрутеры думают, что проще позвонить, в итоге они сталкиваются с тем, что большая часть звонков — просто во никуда. А даже если вы дозвонились, не факт, что кандидат подойдёт. Чат-бот решает обе боли.

2. Обработать недозвоны колл-центра.

Если же вы всё-таки сторонники первичных обзвонов кандидатов, вы можете привлечь чат-ботов на помощь на следующем этапе и отдать им на «аутсорс» задачу предложить вакансию тем, до кого вы не дозвонились. Потому что кто-то занят на работе, другой — не любит разговаривать по телефону, третий просто не успеет снять трубку. С автоматизацией процессов вы не потеряете ни одного кандидата и сэкономите до 70% времени, которое можно потратить на другие задачи: например, более глубинные интервью или аналитику.

3. Поддержать кандидата на всём пути взаимодействия с вами.

Чат-боты могут отправлять напоминания о собеседованиях, уведомлять о начале обучения, напоминать о дне и времени выхода на работу.

Поэтому не нужно рассказывать 100 раз, как пройти в офис или его найти. Или тратить полчаса, чтобы подтвердить все интервью на день. Или терять полдня, чтобы рассказать новым сотрудникам, когда, куда и во сколько нужно выходить на работу. Всё это тоже автоматизируется, например, через чат-бот.

Мы собрали данные по двум миллионам кандидатов, которые прошли через наши чат-боты. Все проценты рассчитаны от общего количества кандидатов на отдельно взятом этапе воронки, то есть проценты — это не конверсия от каждой конверсии.

Более 50% начинают диалог с ботом, но почему отказываются остальные? Либо они уже трудоустроены, либо заинтересовались другой вакансией, либо их не вдохновляет работа в конкретной компании. Есть и доля тех, кто не хочет ни звонков, ни ботов, а требует только личного контакта — но таких по нашей статистике меньшинство. 25% подтверждают собеседование. А остальные? Не заинтересовались вакансией, не подошли условия (о которых им ещё раз в ходе общения напоминает бот). Или же сработали отсекающие критерии со стороны компании. Например, возраст, график, учёба, место проживания, наличие опыта или его длительность.

Почти 90% компаний по всему миру так или иначе используют автоматизацию или даже ИИ в своих рекрутинговых или HR-процессах, и Россия с СНГ — не исключение. Все системы, которыми вы пользуетесь, отлично «дружат» между собой с помощью интеграций, например, через API.Так, чат-боты HR Messenger интегрированы с CRM-системой «Хантфлоу». В рамках этой интеграции есть два пути обработки поступающих откликов: мы их забираем и обрабатываем либо из «Хантфлоу», либо из различных внешних источников (QR-код, карьерный сайт, таргетированная реклама, ссылка на вакансию и т.д.), затем отдаём данные обратно в «Хантфлоу». Весь обмен происходит с помощью API. Мы в HR Messenger ввели модуль интеграций чуть больше года назад и это было самым важным стратегическим решением 2020 года, которое позволило нам стать частью огромной HR-системы, а рекрутерам — сделать процессы ещё быстрее, проще и эффективней.

Нам нужно было отобрать кандидатов в java-джуны для стажировки и обучения в один очень известный ИТ-холдинг. Но была большая боль: нужна была обработка входящего потока кандидатов из различных источников, отсев нерелевантных откликов, коих было очень много, а ещё — необходимо было перенести каждого из соискателей в «Хантфлоу».

Пришлось столкнуться со сложностями: было много кастомных статусов в системе, к тому же нужно было разделить всех по причинам отказа и предложениям других условий.

Но мы подключили связку через API между HR Messenger и «Хантфлоу». Это обеспечило оптимизацию процесса обработки откликов, предварительного интервьюирования кандидатов, сбора и анализа причин отказов, назначения встреч и передвижения кандидатов по этапам рекрутинга. Кстати, это всё было автоматизировано, то есть происходило автоматически.

Чего мы добились?

• 96 кандидатов по вакансии.
  
• 50 прошли отбор и записались на интервью.
  
• 18 не подошли по требованиям.
  
• 28 отказались сами, так как им не подошли условия.
  
• 98% итоговая конверсия в диалог.
  
• 52% конверсия в запись на стажировку.
  
• Все итоги общения сохранены в «Хантфлоу».
  

Другой наш кейс — в настройке интеграции и внедрении HR Messenger во внутреннюю систему рекрутинга крупного ритейлера бытовой техники. Нам нужно было организовать процессы масснайма и сократить трудозатраты рекрутера (как вы знаете, они очень велики).

Главная боль была в том, что все процессы массового рекрутмента не были автоматизированы, поэтому всё должно было выглядеть как перенос данных из системы в систему руками (немного допотопная схема, согласитесь?).

Но самая главная сложность была не в том, что не было автоматизации, а что просто как обычно передать данные через API было нельзя из-за очень высоких требований службы безопасности. Из-за блокирования взаимодействия с любыми внешними решениями, даже «Хантфлоу» у компании было коробочным.

С этим всем нужно было что-то делать. И подружиться со службой безопасности тут не вариант — не потому, что они какие-то не такие, а потому что это не изменит требования. Поэтому мы всё же разместили бота на всех каналах входящего трафика, подключили инструменты холодного поиска. А вот дальше самое интересное: чтобы решить проблему, вызванную требованиями информационной безопасности, мы использовали защищённый VPN-канал, что обеспечило функциональность интеграции с «Хантфлоу».

Чего добились?

• На 70% сократили рутинные операции рекрутера.
  
• В 2,5 раза ускорили процесс рекрутмента.
  
• Мы не просто добавляли кандидатов в ATS, а сразу отправляли данные с итогами интервью и соответствующими статусами — ничего разбирать руками было не нужно.
  

С чат-ботами конверсии по воронке повышаются, время и бюджет экономятся, а вакансии закрываются быстрее. И, конечно, мы сами не можем отказать себе в использовании нашего решения: расскажите в двух словах о вас и ваших болях, а мы подберём для вас максимально выгодное использование ботов.

И вы не потеряете ни одного отклика, укрепите HR-бренд, сократите time-to-hire и путь кандидата в 2 раза. Посмотрите, как работает чат-бот на примере сценария, который мы создали для участников митапа «Хантфлоу». Займет минуту-полторы, переходите по QR-коду:

Но на деле мы вам советуем просто задуматься над автоматизацией процессов. Потому что работа руками в XXI веке — это должно было остаться где-то в 80-х или 90-х. Сейчас эра автоматизации и интеллектуального труда. Чтобы доказать, что рекрутмент — это здорово, весело и главное — умно, пользуйтесь автоматизированными процессами и анализируйте свою работу, сделанную руками разработчиков.